Kooperatiflerde Olağanüstü Genel Kurul: Panik Yapmayın, Düzgün Yapın!

Serbest Muhasebeci Mali Müşavir

Mali Müşavir Umut AKPINAR

Bazen işler yolunda gitmez, bazen de çok iyi gider ama büyük kararlar almak gerekir. İşte böyle zamanlarda kooperatiflerde olağanüstü genel kurul devreye girer. Peki, “Hadi toplanalım” demek yetiyor mu? Tabii ki hayır! İşleri kitabına uygun yapmazsanız, aldığınız kararlar havada kalır. Hadi gelin, olağanüstü genel kurul toplantısının nasıl yapılacağını adım adım inceleyelim.

İçindekiler Tablosu

1. Olağanüstü Genel Kurul Nedir, Neden Yapılır?

Olağan genel kurul belli dönemlerde yapılır, ama bazen kooperatif için kritik kararlar almak gerekir. İşte bu noktada devreye 1163 Sayılı Kooperatifler Kanunu girer ve Madde 45 der ki: “Gerekli hallerde olağanüstü genel kurul yapılabilir.”

Peki, bu “gerekli haller” ne olabilir?

Kooperatifin mali durumu sıkıntıya girdiyse,
Önemli bir yatırım ya da ortaklık kararı alınacaksa,
Yönetim ya da denetim kurulu görevini yapmıyorsa,
Acil bir hukuki durum ortaya çıktıysa,
Ortakların önemli bir kısmı toplantı istiyorsa…

Kısacası, kooperatifin geleceğini etkileyecek ciddi bir mesele varsa olağanüstü genel kurul yapılır.

2. Kimler “Toplanalım” Diyebilir?

Olağanüstü genel kurulu çağırma yetkisi herkese verilmemiştir. Kimler talep edebilir, bir bakalım:

Yönetim Kurulu: “Bu iş ciddi” diyerek genel kurulu toplantıya çağırabilir.
Denetim Kurulu: Muhasebe ya da yönetimle ilgili sorun gördüğünde harekete geçebilir.
Kooperatif Ortakları: Ortakların en az 1/10’u (bazı kooperatiflerde farklı olabilir), noter aracılığıyla veya yazılı başvuruyla olağanüstü genel kurul talep edebilir.

Unutmayın, bu süreç kanuna uygun şekilde yürütülmezse toplantı geçersiz sayılabilir.

3. Toplantı Çağrısı ve Süreç

Şimdi işin resmi tarafına gelelim. Toplantıyı nasıl çağıracağız? İşte dikkat etmeniz gereken adımlar:

Gündem Belirlenmeli: Görüşülecek konular önceden netleşmeli. Gündem dışı konular görüşülemez, ancak toplantı sırasında 1/10 oranında ortak yeni madde eklenmesini talep edebilir.
Çağrı Yapılmalı: Toplantı çağrısı en az 15 gün öncesinden yazılı olarak ortaklara bildirilmeli.
Duyuru Yapılmalı: Ticaret Sicil Gazetesi’nde, kooperatifin internet sitesinde ve mümkünse yerel gazetelerde ilan edilmeli.
Toplantı Yeri ve Zamanı Net Olmalı: “Gelin, buluşuruz bir yerde” demek olmaz. Tarih, saat ve yer belirlenmeli ve duyurulmalı.

4. Toplantının Gerçekleştirilmesi

Toplantı günü geldi, peki ne olacak?

Yeterli Çoğunluk Sağlanmalı: Ortaklar toplantıya katılmazsa karar alamazsınız. Genellikle ilk toplantıda salt çoğunluk aranır, olmazsa ikinci toplantıda katılanlarla karar alınabilir.
Kararlar Nasıl Alınır?:
- Çoğu karar için katılanların yarısından fazlasının oyu gerekir.
- Büyük değişiklikler için (örneğin kooperatifin feshi) 3/4 çoğunluk gerekebilir.
Oylamalar Hukuka Uygun Olmalı: Oy sayımı şeffaf ve düzenli yapılmalı. Birilerine torpil geçmeye çalışırsanız iş mahkemeye taşınabilir.

5. Resmiyet Önemlidir: Hukuki Geçerlilik İçin Ne Yapmalı?

Toplantıyı yaptık, kararları aldık. İş bitti mi? Tabii ki hayır! Aldığınız kararların hukuki geçerliliğini sağlamak için şu adımları atmalısınız:

Tutanak Tutulmalı: Toplantı tutanağı detaylı bir şekilde yazılmalı, kim ne demiş, hangi kararlar alınmış açıkça belirtilmeli.
Noter Onayı Alınmalı: Alınan kararlar noter tasdikli olmalı.
Ticaret Siciline Bildirim Yapılmalı: Kararlar en geç 15 gün içinde Ticaret Sicili’ne bildirilmelidir.

6. Sık Yapılan Hatalar ve Kurtulma Yolları

Olağanüstü genel kurul sürecinde yapılan bazı kritik hatalar vardır, işte en yaygınları:

❌ Usule uygun çağrı yapmamak → Çözüm: Çağrıyı yasal süre içinde ve doğru şekilde yapın.

❌ Yetersiz katılım → Çözüm: Toplantıya katılımı artırmak için ortakları önceden bilgilendirin ve teşvik edin.

❌ Tutanakları eksik düzenlemek → Çözüm: Toplantı tutanaklarını ayrıntılı tutun ve noter onayını unutmayın.

❌ Kararları zamanında bildirmemek → Çözüm: Ticaret Sicili’ne ve ilgili kurumlara bildirim süresine dikkat edin.

Sonuç: Olağanüstü Ama Keyifsiz Değil!

Kooperatiflerde olağanüstü genel kurul, kritik kararların alındığı ve kooperatifin geleceğinin şekillendiği önemli bir süreçtir. Bu süreci hukuka uygun, düzenli ve şeffaf bir şekilde yürütmek, kooperatifinizin sağlıklı işleyişini sağlar.

Eğer her adımı doğru şekilde uygularsanız, ne ortaklarınızla ne de devletle sorun yaşarsınız. İşleri sağlam yapalım ki, sonra başımız ağrımasın!