Yeni Dönem Başlıyor: Karar Defterleri Dijitalde
14 Şubat 2025 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan “Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ”, şirketlerin yönetim süreçlerini dijitale taşıyan devrim niteliğinde bir adım attı.
Artık pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi muhasebe dışı defterler belirli şartlarda elektronik ortamda tutulmak zorunda.
Kimler İçin Zorunlu? Kimler İsteğe Bağlı?
📌 Zorunlu Şirketler:
- 1 Ocak 2026’dan sonra kurulan tüm ticaret şirketleri
- Kuruluşu izne tabi anonim şirketler (örneğin: banka, sigorta, leasing şirketleri)
📌 İsteğe Bağlı Şirketler:
- Mevcut şirketler bu defterleri ihtiyari olarak elektronik ortamda tutabilir.
- Ancak geçiş yapıldığında bir daha fiziki ortama dönülemez.
Geçiş Süreci Nasıl İşleyecek?
Yeni kurulan şirketlerde sistem tescille birlikte otomatik olarak devreye alınır.
Mevcut şirketlerde ise:
- Yönetim kurulu kararı alınır (Tebliğ ekine uygun)
- Bu kararla birlikte notere başvurularak fiziki defterlerin kapanış onayı alınır
- Noter, geçişi elektronik defter amacıyla yaptığını şerh eder
- Kullanıcı bilgileri sisteme tanımlanır ve defterler dijital olarak aktifleşir
Elektronik Defterde Neler Olacak?
Bir yönetim kurulu kararının dijital ortamda geçerli olabilmesi için:
- Toplantı tarihi, saati ve yeri
- Katılımcı bilgileri
- Gündem maddeleri
- Oylama sonuçları
- Muhalefet şerhleri (varsa)
- Elektronik imza ile onay şarttır
Sistem üzerinden alınan kararlar, resmî veya özel kurumlara ibraz edildiğinde doğrulanabilir birer belge olarak kabul edilecektir.
Defterlerin Açılış/Kapanış Onayı Yok
Yine dikkat çeken yeniliklerden biri de şu:
- Elektronik ortamda tutulan defterlerde açılış ve kapanış onayı yapılmayacak
- Ancak kayıtlara dayanak belgeler ayrıca fiziken muhafaza edilmeye devam edilecek
Erişim ve Güvenlik
Sisteme yalnızca yetkili kullanıcılar erişebilecek.
Her işlem değiştirilemeyecek şekilde kayda alınır ve elektronik izler saklanır.
Sisteme giriş, e-imza veya e-Devlet doğrulaması ile mümkün olacak.
Sıkça Sorulan Sorular
1. Fiziki deftere geri dönüş yapılabilir mi?
Hayır. Elektronik deftere geçiş yapıldığında bir daha fiziki deftere dönülemez.
2. Noter onayı zorunlu mu?
Evet. Geçiş sürecinde noterde defter kapanış onayı alınması gerekir.
3. Tüm kararlar imzalanmak zorunda mı?
Evet. Kararlar geçerli olabilmesi için güvenli elektronik imza ile onaylanmalıdır.
4. Bu düzenleme limited şirketleri de kapsıyor mu?
Evet. Müdürler kurulu karar defteri tutulması gereken durumlarda limited şirketler de kapsam içindedir.
5. Sistem kullanıcısı kim olur?
Şirketin yönetim organı tarafından belirlenen kişi veya kişiler olabilir. Bu bilgi, MERSİS üzerinden tanımlanır.
📌 vergimerkezi.com.tr – Vergi Merkezi | Mali Müşavirlik Hizmetleri Ltd. Şti.
📌 umutakpinar.com – Umut AKPINAR | Mali Müşavirlik Hizmetleri
📞 Bizi Arayın: 0212 230 03 04
📚 Kaynaklarımız
Bir yanıt yazın