Kooperatiflerde satın alma işlemleri, yönetimlerin başarı hikayesine dönüşebileceği gibi, küçük hatalarla büyük krizlere de kapı açabilir. Evet, “ne var ki canım, alıyoruz işte!” diyenleri duyuyorum ama durum öyle basit değil. Doğru yönetmelik, finansal disiplini sağlar, suiistimalleri önler ve üyelerin cebindeki deliği yamamak yerine bütçeyi doğru yönetmenize olanak tanır.
Kooperatif Satın Alma Yönetmeliği Nedir ve Neden Önemlidir?
Kooperatiflerde satın alma yönetmeliği, kooperatiflerin faaliyetleri için gerekli her türlü mal ve hizmetin alımında uyulacak usul ve esasları belirleyen resmi kılavuzdur. Yönetmeliğin amacı;
- Şeffaflığı sağlamak,
- Haksız rekabeti engellemek,
- Verimli kaynak kullanımı,
- Denetim kolaylığı,
- Hukuki ve mali risklerin önlenmesidir.
Eğer yönetmeliğiniz net değilse, kısa süre sonra “Bu faturayı kim ödeyecek?” diye birbirine bakan yönetim üyeleri arasında sinir harbine tanıklık edebilirsiniz. Ki inanın, bu kimsenin görmek isteyeceği bir sahne değil.
Satın Alma Yönetmeliğinde Nelere Dikkat Edilmeli?
- Satın Alma Süreci ve Yetkilendirme:
- Yetki sınırları net olmalı.
- Satın alma taleplerinin nasıl ve kim tarafından onaylanacağı açıkça belirtilmeli.
- Teklif Alma ve Karşılaştırma:
- Belirli bir tutarın üzerindeki alımlar için mutlaka en az üç teklif alınmalı.
- Teklifler belgelenmeli ve karşılaştırma tabloları oluşturulmalı.
- Sözleşme Yönetimi:
- Sözleşmeler hukuki açıdan incelenmeli, şartlar net olmalı ve uygulanabilirliği kontrol edilmeli.
- Denetim ve Kontrol:
- İç ve dış denetim mekanizmalarıyla süreç sürekli takip edilmeli.
- Şeffaflık ve Hesap Verilebilirlik:
- Tüm süreçler üyeler ve yönetim kurulu tarafından kolayca erişilebilir olmalı.
Örnek Bir Satın Alma Yönetmeliği Nasıl Oluşturulur?
- Amaç ve Kapsam: Yönetmeliğin amacını ve hangi alımları kapsadığını belirtin.
- Yetkilendirme ve Limitler: Kimin ne kadar harcama yetkisi olduğu netleşmeli.
- Satın Alma Komisyonu: Komisyon üyeleri belirlenmeli ve görev tanımları yapılmalı.
- Teklif Alma Yöntemi: Fiyat teklifi alma prosedürleri, teklif alma zorunlulukları açıklanmalı.
- Onay ve Denetim Süreci: Alım öncesi ve sonrası kontroller açıkça tanımlanmalı.
- Cezai Hükümler: Yönetmeliğe aykırı davranışlarda uygulanacak yaptırımlar açık olmalı.
Örnek Satın Alma Yönetmeliği:
Madde 1 – Amaç ve Kapsam
Bu yönetmelik, kooperatif faaliyetleri kapsamında yapılacak her türlü mal ve hizmet alımında uyulacak usul ve esasları düzenler.
Madde 2 – Yetkilendirme ve Limitler
Başkan ve yönetim kurulu üyeleri 10.000 TL’ye kadar harcama yapabilir. Üzeri harcamalar yönetim kurulu onayına tabidir.
Madde 3 – Satın Alma Komisyonu
Komisyon, üç üyeden oluşur ve üyeler yönetim kurulu tarafından belirlenir.
Madde 4 – Teklif Alma Yöntemi
5.000 TL üzeri alımlar için en az üç teklif alınır ve teklifler komisyon tarafından değerlendirilir.
Madde 5 – Onay ve Denetim Süreci
Alımlar, komisyonun teklifi ve yönetim kurulunun onayı sonrası gerçekleştirilir ve yıl sonunda bağımsız denetçiler tarafından kontrol edilir.
Madde 6 – Cezai Hükümler
Yönetmeliğe aykırı işlemlerden sorumlu kişiler hakkında disiplin işlemleri başlatılır.
Sonuç ve Tavsiyeler
Kooperatifler için satın alma yönetmeliği, kurumsallaşmanın önemli bir adımıdır. Ne kadar sağlam temeller üzerine inşa edilirse, kooperatifinizin geleceği de o kadar güçlü olur. Yönetmeliği hazırlarken hukuki ve mali uzmanlardan destek almayı unutmayın. Her ne kadar bazıları “Bürokrasi mi çıkardınız başımıza?” dese de, emin olun, bu yönetmelik krizleri önleyerek sizi gece rahat uyutan şey olacak.
Unutmayın; kontrolsüz güç nasıl güç değilse, yönetmeliksiz satın alma da satın alma değildir!
Satın Alma Yönetmeliği Hakkında Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
Soru 1: Yönetmelik olmazsa ne olur?
Cevap: Kaos olur! Kontrol eksikliği finansal kayıplara yol açabilir.
Soru 2: Yönetmeliği kim hazırlar?
Yönetim kurulu tarafından hazırlanır ve genel kurul onayıyla yürürlüğe girer.
Soru 3: Yönetmelikte değişiklik nasıl yapılır?
Değişiklik önerileri genel kurulda oylanarak kabul edilir ve uygulanır.
Soru 4: Yönetmeliğe uyulmaması durumunda sorumluluk kimdedir?
Yönetim kurulu ve ilgili satın alma yetkilileri sorumludur.
Soru 5: Yönetmelik hukuken bağlayıcı mıdır?
Evet, yönetmelik genel kurul onayıyla yürürlüğe girer ve bağlayıcıdır.
Soru 6: Satın alma komisyonu kaç kişiden oluşmalıdır?
Genelde 3 ila 5 kişiden oluşur, kooperatif büyüklüğüne göre belirlenir.
Kooperatiflerin satın alma süreçlerini yönetmeliğe uygun hale getirerek hem güvenilirliği hem de finansal istikrarı sağlayabilirsiniz. Yeter ki bu süreci ciddiye alın, “bize bir şey olmaz” rehavetine kapılmayın!
Haydi şimdi, “Yönetmelik” zamanı!
Bir yanıt yazın